Yritykset kilpailuttavat liikematkustusta
Liikematkustuksen ja matkahallinnan tehokkuus ja tulevaisuus 2010 -kyselytutkimus osoittaa, että noin joka kolmas (30 prosenttia) suomalaisorganisaatio on lisäämässä liikematkustukseen liittyvää kilpailutusta sekä siihen liittyviä tehostamistoimenpiteitä tämän vuoden aikana. Tutkimuksen mukaan lähes joka toinen (46 prosenttia) organisaatio aikoo parantaa yhteistyötään nykyisten liikematkustuskumppaniensa kanssa ja 28 prosenttia hakee kokonaan uusia liikematkustuksen toimintamalleja.
“Organisaatioissa hyödynnetään heikosti keskitetysti neuvoteltuja sopimuksia esimerkiksi lentoyhtiöiden ja hotelliketjujen kanssa. Nyt sopimuksia hyödyntää täysimääräisesti vain kolmannes organisaatioista”, kertoo johtaja Jukka Virkkunen Baswarelta. “Suurin säästöpotentiaali saavutetaan, kun toimitaan sopimusten mukaisesti. Yksittäisen ostotapahtuman kokonaiskustannus on selvästi korkeampi organisaation ostaessa muulta kuin sopimustoimittajalta ja se kumuloi kustannuksia jatkokäsittelyssä”.
Hankintatoimen ammattitaitoa hyödynnetään liikematkustuksen hallinnassa ja kilpailutuksessa vaihtelevasti, ja 16 prosenttia vastaajista nimeää kehityshankkeeksi matkahallinnon käsittelyn osana hankintatoimea. Noin kolmannes vastaajista ei myöskään tiennyt, kuinka usein matkahallinnon kumppanit kilpailutetaan, ja neljännes vastaajista kilpailuttaa kumppanit kerran kolmessa vuodessa.
“Kilpailuttaminen on tyypillinen ostamisen toiminto, jossa hankintaorganisaatio voi tukea konkreettisesti liikematkustuksen vastuuhenkilöitä “, kuvailee Jukka Virkkunen.
Hintaa arvostetaan eniten – ympäristöasioita ei
Liikematkustuksessa pidetään tärkeimpänä kriteerinä hinnan ja laadun välistä suhdetta (76 prosenttia), kun ympäristöasioita painottaa vain 12 prosenttia vastaajista. Hankintaorganisaation tukemista liikematkustuksen hintaneuvotteluissa pitää tärkeänä vain 12 prosenttia.
“Tutkimuksen löydökset osoittavat, että strategisen yhteistyön puute asiakkaan ja matkatoimiston välillä on todellinen haaste. Harvassa organisaatiossa ymmärretään hankintaorganisaation strateginen rooli. Siksi näemme, että hankintatoimen rooli tulee kasvamaan myös liikematkustuksen hallinnan tukemisessa, kun epäsuoraa hankintaa otetaan yhä enemmän haltuun organisaatioissa “, jatkaa Jukka Virkkunen.
Joka kolmannella sähköinen matkahallintajärjestelmä
71 prosenttia organisaatioista käsittelee matkalaskut sähköisesti, mutta esimerkiksi vain runsas kolmannes (35 prosenttia) käyttää matkahallintajärjestelmää matkasuunnitelmien hyväksymiseen. Paperilla matkasuunnitelmat hyväksyy edelleen 12 prosenttia organisaatioista.
“Sähköiset matkahallinnon järjestelmät nähdään vielä liiaksi vain kulujen hyväksymiseen, vaikka niitä voisi hyödyntää laajemmin koko matkahallintoon. Esimerkiksi matkasuunnitelmien hyväksyminen sähköisesti tuo matkat järjestelmän ja yhteisen prosessin piiriin jo matkan suunnitteluvaiheessa”, kertoo Jukka Virkkunen.
Erillinen matkatili on käytössä jo lähes puolella organisaatioista (48 prosenttia) ja 34 prosentilla on yrityksen luottokortteja joko vain avainhenkilöillä tai suurimmalla osalla matkustavia henkilöitä.
“Yritysluottokortit ovat liikematkustuksen nykypäivää ja luottokorttitapahtumat voidaan käsitellä automaattisesti, jolloin säästetään kustannuksia”, kertoo myyntiryhmän päällikkö Tommi Nöjd Suomen Matkatoimistosta.
Ohjelmistoyhtiö Basware Oyj:n ja Suomen Matkatoimiston “Liikematkustuksen ja matkahallinnan tehokkuus ja tulevaisuus 2010” -kyselytutkimus toteutettiin tammikuussa 2010. Kyselytutkimukseen saatiin vastaukset yhteensä 171 suomalaisesta yrityksestä ja organisaatioista. 46 prosenttia vastauksista saatiin yli 500 henkilöä työllistävistä organisaatioista, ja 54 prosenttia 51-500 henkilöä työllistävistä organisaatioista.