Näin varaat edullisen ryhmämatkan – lue mitä matkaa varatessa täytyy huomioida
Istockphoto
Matkavinkit
Huomioi nämä ryhmämatkaa varatessasi
Matkan varaaminen suurelle joukolle on hieman mutkikkaampaa kuin lentojen ja majoituksen hankkiminen muutamalle matkustajalle. Kun kyseessä on vähintään kymmenen ihmisen joukko, voidaan useimpien lentoyhtiöiden ja matkanjärjestäjien kohdalla puhua ryhmämatkoista.
Ryhmämatka kannattaa varata mahdollisimman ajoissa erityisesti, jos suunnitelmissa on matkustaa suosittuina loma-aikoina kuten esimerkiksi joulun tai pääsiäisen aikana. Useimmat matkatoimistot pystyvät kuitenkin tarjoamaan lentolippuja aikaisintaan 11 kuukautta ennen matkaa.
Ryhmämatkojen kohdalla matkaa ei voi saada äkkilähtötyyppisesti superedullisesti hetkeä ennen matkaa, sillä lippujen hinnoittelu toimii aivan toiseen suuntaan: liput kallistuvat aina, mitä lähempänä matkustusajankohta on.
Ajoissa on syytä olla myös siitä syystä, että lentoyhtiöt varaavat kuhunkin koneeseen vain tietyn määrän ryhmäpaikkoja. Ryhmäpaikat saattavat olla loppuneet, vaikka yksittäisiä paikkoja samalle lennolle olisikin vielä myynnissä.
Lentojen ostaminen ryhmälle ei ole sama kuin yhdelle matkustajalle
Lentoa varatessa matkailijoiden yleisin tapa on selvittää lentohinta ensin etsimällä matkaa yhdelle ihmiselle, jolloin varaussivustot näyttävät vain yhtä matkustajaa koskevan hinnan. Kun kyseessä on suuri joukko, samaa hintaa ei kuitenkaan voi kertoa vaikkapa kymmenellä, sillä lentoa ei voi ostaa kymmenelle matkustajalle samalla kertaa ilman matkatoimiston apua. Hinta on siis aina korkeampi, kun kyseessä on yli yhdeksän matkustajaa.
Useimmat lentoyhtiöt muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta mahdollistavat korkeintaan yhdeksän matkustajan matkavarauksen yhdellä kertaa.
Matkatoimiston kautta varatessa ryhmämatkojen hinnat ovat aina lentoyhtiöiden näyttämiä lentohintoja korkeampia. Ryhmähinta sisältää tavallista lentolippua joustavammat sitoutumis- ja maksusäännöt, mikä nostaa lentolippujen hintoja tavallisesti 10–15 prosenttia. Ryhmävaraus sisältää esimerkiksi ryhmäehdot ja ryhmäennakon.
Lennon varaaminen ilman matkatoimiston apua yli yhdeksälle hengelle onnistuu useammassa erässä, mutta silloin lennoissa on samat ehdot kuin muutoinkin. Yleensä ehdot koskevat lipun muuttamista, ja tällöin esimerkiksi matkustajien nimitiedot on oltava tiedossa jo matkaa varatessa.
Varaa ryhmälle sopiva majoitus
Kun lennot on hankittu, on seuraavana edessä majapaikan varaaminen. Majoitusta varatessa kannattaa huomioida ryhmän erityispiirteet. Majapaikan sijainti, varustelu ja koko ovat tärkeimpiä huomioitavia asioita.
Hotelli ei aina ole kaikkein sopivin vaihtoehto, ja ryhmän ollessa kyseessä myös esimerkiksi huvilan vuokraaminen voi olla hyvä valinta. Tavallisimmin ryhmät kuitenkin kaipaavat palveluja myös majapaikan puolesta, joten jos esimerkiksi aamiainen ja muut ruoat halutaan saada valmiina, on paras majoittua hotellissa ja varata täysi- tai puolihoito.
Hotellihuonetta varatessa on syytä huomioida erityisesti majapaikan varustelu. Jos ryhmässä on esimerkiksi esteetöntä kulkua kaipaavia matkailijoita, ovat luiskat ja riittävän suuret oviaukot sekä kylpyhuoneet välttämättömiä. Jos kyseessä taas on esimerkiksi urheilujoukkueen matka, on hyvien kuntoilupuitteiden kuten kuntosalin ja uima-altaan olemassaolo erityisen tärkeää.
Ennen majoituksen varaamista kannattaakin selvittää mitä mahdollisia erityistarpeita ryhmällä on majoitusta koskien. Esimerkiksi koululaisryhmien matkalla asuntojen ja hotellien sijasta sopiva majapaikka voi olla myös esimerkiksi hostelli, joka tarjoaa myös suurille joukoille sopivia ryhmähuoneita edulliseen hintaan.
Huomioi myös liikkuminen kohteessa
Aina kun kyseessä on suuri ryhmä, jonka olisi määrä pysyä aikataulussa, tuovat liikkumiset oman haasteensa. Kätevintä on varautua riittävän väljällä aikataululla ja varata liikkumisiin runsaasti aikaa siltä varalta, että jotakuta ryhmän jäsentä joutuu odottamaan tai joku on hukassa.
Kohteesta riippuen ryhmälle kannattaa joko valita lentokentältä lähtien oma bussi kuljetuksia varten tai vaihtoehtoisesti julkisen liikenteen kortit, joiden avulla he pääsevät liikkumaan paikasta toiseen omatoimisesti. Matkatoimistot tarjoavat ryhmille tarvittaessa kaikki liikkumiseen liittyvät palvelut lentokenttäkuljetuksista kaupunkikierroksiin ja bussikuljetuksiin kohteessa.
Matkailijoiden itse varatessa kuljetuksia yksi suurimpia kompastuskiviä on aikatauluissa pysyminen. Sen lisäksi että kohteessa kuluvaa aikaa on haastava arvioida, myös pitkien lentojen ja aikaerojen aiheuttamat sekaannukset päivämäärissä ovat mahdollisia. Ei ole tavatonta varata lentokenttäkuljetusta väärälle päivälle, joten jos matkan varaa itse, on päivämäärien kanssa oltava erityisen tarkkana.
Matkatoimisto huolehtii asiakkaan puolesta
Jos ryhmämatkaa varatessa haluaa päästä mahdollisimman helpolla ja varmistaa kaiken sujuvan viimeisen päälle kuten pitää, on parasta turvautua asiantuntijan apuun.
Matkatoimistot tarjoavat ryhmämatkapalveluja, joiden kautta saa kaikki tarvittavat palvelut: lennot, majoitukset, kuljetukset ja muut matkaan liittyvät yksityiskohdat.
Ystävien kanssa matkalle
Suurella ystäväjoukolla matkustaminen on monien kaveriporukoiden haave, ja useimmat lähtevätkin ulkomaille juhlistamaan vaikkapa merkkipäiviä. Suurella joukolla matkustaessa kannattaa kuitenkin huomioida kunkin matkustajan toiveet ja tarpeet, jotta ystävyys säilyy vielä matkan jälkeenkin.
Usein matkaan lähdetään ystävien kanssa aikuisina, ja lähes aina joukosta löytyy joku erityisen kokenut matkailija. Ellei hän halua ottaa vastuuta koko ryhmän matkoista vastaamisesta, kannattaa ryhmästä valita muutama henkilö, jotka huolehtivat matkan järjestelyistä.
Kaveriporukalla matkustaessa voi olla myös hyvä idea antaa jokaiselle matkalle lähtijälle oma tehtävä koskien esimerkiksi ohjelmaa kohteessa, ruoanlaittoa tai vaikkapa kuljetuksen hankkimista. Näin yhden tai kahden ihmisen harteille ei jää liikaa hoidettavaa.
Ystäväporukalla matkustaessa kannattaa harkita oman mökin, asunnon tai huvilan vuokraamista hotellin sijaan. Silloin yhteiset illanvietot sujuvat helposti yhteisessä asunnossa ilman, että esimerkiksi aikatauluista tarvitsee sopia hotellihuoneiden välillä. Tärkeintä ystäväjoukolla matkustamisessa on kuitenkin muistaa nauttia matkasta, ja valtaosa käytännön järjestelyistä kannattaakin tehdä ennen matkaa mahdollisimman mukavan kokemuksen takaamiseksi.
Yhdistysmatka suurella joukolla
Tuntemattomien kanssa matkustaessa kätevintä on usein turvautua matkatoimiston tarjoamiin palveluihin. Lisäksi joukosta kannattaa valita matkanjohtaja, joka huolehtii koko ryhmästä. Kun matkatoimisto ottaa vastuulleen käytännön asiat matka- ja majoitusvarauksista kohteessa liikkumiseen, voivat matkailijat keskittyä matkan varsinaiseen tarkoitukseen.
Yhdistysten järjestämillä matkoilla paras majoitusvaihtoehto on lähes aina hotelli. Majoitusta varatessa kannattaa kuitenkin huomioida esimerkiksi neuvotteluhuoneiden saatavuus jos ohjelmassa on tilaisuuksia, jotka vaativat neuvottelutilaa.
Opiskelijaporukalla matkalle
Miltä kuulostaisi lähteä reissuun opiskelijaporukalla? Tavallisesti pienellä budjetilla matkustavien opiskelijoiden on halvinta huolehtia käytännön järjestelyistä itse, mikä vaatii paitsi sitoutumista myös perehtymistä matkakohteeseen ja matkustuskäytäntöihin.
Lentoyhtiöt myyvät lippuja korkeintaan yhdeksälle hengelle kerrallaan, joten jos kyseessä on tätä suurempi ryhmä, ei lentoja ole mahdollista saada samalle lipulle. Lentoja ostaessa lippujen myyntiehtoihin kannattaa perehtyä ennen niiden ostoa, sillä halvimman hintaluokan lippuihin harvoin kuuluu peruutusturvaa tai vaikkapa nimenmuutosmahdollisuutta. Suurten ryhmien ollessa kyseessä muutokset ovat yleisiä, mistä syystä matkustajien on sitouduttava joko lähtemään matkalle tai maksamaan mahdolliset lisämaksut, jos lennot päätetään varata itse.
Usein kaikkein halvin tapa saada ryhmä kuljetettua kohteessa on turvautua julkisiin kulkuvälineisiin. Riippuu kuitenkin ryhmän koosta onko vaikkapa metrolippu loppujen lopuksi oman bussikuljetuksen varaamista edullisempaa.
Mahdollisimman halpaa majoitusta valitessa usein paras vaihtoehto on yöpyä hostellissa. Suurella joukolla se onnistuu yleensä vaivattomasti, sillä ryhmähuoneen varaaminen kaveriporukan kesken on helppo tapa saada yhteinen majoitus halvalla.
Urheilujoukkueen ryhmämatkat
Eri lajien joukkueiden matkan koostuvat usein suuresta ryhmästä ihmisiä, ja ne ovatkin tavallisesti ryhmämatkoja. Ellei lentovarausta halua tehdä matkatoimiston kautta, voi lennot ostaa erikseen, jolloin ne ovat kunkin urheilijan itsensä vastuulla. Tällöin ryhmän jäsenten saapumisajat voivat kuitenkin poiketa toisistaan hyvinkin merkittävästi, mikä on syytä huomioida esimerkiksi kuljetuksia ja majoituksia varatessa.
Jos kyseessä on esimerkiksi kilpailumatka, on urheilijoiden keskittymisen kannalta järkevää varata kohteeseen pari vapaapäivää ennen kilpailujen alkamista.
Sujuvasti hoituvat käytännön järjestelyt takaavat parhaat mahdollisuudet hyvään kilpailuvalmistautumiseen, mistä syystä toimivat kuljetusjärjestelyt, hyvä ruokahuolto ja hyvätasoinen hotelli ovat urheilijoiden matkoilla välttämättömiä asioita.
Suvun kanssa lomalle
Kukapa ei olisi suunnitellut lähtevänsä juhlistamaan sukulaisten merkkipäivää ulkomaille tai haaveilevansa sukulaisten kanssa tehdystä ulkomaanmatkasta? Suvun kanssa matkustaessa mukana on tavallisesti hyvin eri-ikäisiä matkailijoita, joiden kaikkien tarpeiden tyydyttäminen on usein liki mahdotonta. Siitä syystä joustoa ja kykyä sekä halua kompromisseihin vaaditaan usein sukulaisjoukolla matkatessa kaikilta.
Ryhmän koosta riippuen matka kannattaa varata joko omatoimisesti tai matkatoimiston kautta. Jos matkalle lähdetään suuren ryhmän voimin mutta esimerkiksi kahtena eri päivänä, voi lentovarauksia hajauttaa usealle varaukselle, jolloin ryhmän koko saattaa olla alle yhdeksän henkeä ja lennot voi saada varattua myös itse. Tällöin kannattaa kuitenkin huomioida lentolippujen varausehdot. Jos matkaa varatessa ryhmän lopullinen kokoonpano on vielä epäselvä, paras keino on turvautua matkatoimiston palvelujen mahdollistamiin varausehtoihin.
Majoitusta varatessa suvun kanssa matkustaville parhaat majoitusvaihtoehdot ovat usein joko täysi- tai puolihoidolla varusteltu hotelli tai vaihtoehtoisesti omatoimiselle suvulle loistavasti sopiva huvilavaraus, jolloin ruokailuista vastataan itse. Majoituksen tarjoamat tai vaatimat palvelut kannattaa tehdä selväksi kaikille matkalle lähtijöille jo matkaa varatessa, jotta kaikille on alusta asti selvää, tuleeko matkan aikana itse olla mukana laittamassa ruokaa.
Suvun kanssa matkustaessa erilaisten kuljetusten ja ohjelman varaaminen voi olla helpompaa kuin muilla ryhmämatkoilla, sillä eri-ikäiset matkustajat kaipaavat matkalta usein eri asioita. Tästä syystä matkan sisältö voi vaihdella matkustajakohtaisesti. Matkalle ei välttämättä kannata varata kaikille matkailijoille yhteistä kuljetusta, vaan esimerkiksi usean vuokra-auton avulla suvun jäsenet voivat valita pienemmissä ryhmissä itselleen parhaiten sopivat vierailukohteet.
Juttua varten on haastateltu Matkapörssin ryhmämatka-asiantuntija Jari Wessmania.
Teksti: Inka Khanji
Kuvat: Istockphoto
>> Varaa onnistunut ryhmämatka Matkapörssin kautta!
